So geht kosteneffektives Recruiting

So geht kosteneffektives Recruiting

Ein Start-Up oder auch ein typisches KMU hat oft nicht viel finanziellen Spielraum, so dass das Beobachten und Kontrollieren der Kosten eine alltägliche Routineangelegenheit ist. Auch die Kosten für die Rekrutierung neuer Mitarbeiter muss daher routinemäßig unter die Lupe genommen werden. Die meisten der größten Kosten der Talentakquise liegen versteckt in den Schwankungen der Leistung neuer Mitarbeiter und in der Zeit, die das Management benötigt Neue zu finden, auszuwählen, einzuarbeiten oder bis dahin die relevanten Aufgaben gar noch selbst zu erledigen.

Kosteneffektives Recruiting beinhaltet die Beachtung dieser realen Kosten, nicht nur die der direkten Geldausgaben. In diesem Artikel helfen wir Ihnen zu verstehen, was Kosten für die Personalbeschaffung verursacht, und helfen Ihnen, die Frage zu beantworten, ob es hier eine bessere und preis-wertere Lösung gibt.

 

Die größten Kosten: Schwankungen in der Leistung von Neueinstellungen

Die größten Kosten, die einem Unternehmen bei der Einstellung von Mitarbeitern entstehen können, sind die Kosten für eine unzureichende Leistung. Die Einstellung einer Person ist nicht vergleichbar mit dem Kauf eines physischen Vermögenswerts (wie einem PC), da die Schwankungen in der Leistung neuer Mitarbeiter viel größer sind. Sie können sich ausrechnen, dass ein Dell-Notebook niedrigere Gesamtbetriebskosten hat als ein HP-Notebook oder umgekehrt; aber dennoch werden Sie mit beiden Marken nicht viel falsch machen. Das Gleiche gilt jedoch nicht für die Einstellung von Mitarbeitern. Es ist leicht, bei der Einstellung eines Mitarbeiters etwas falsch zu machen, den/die falsche/n Kandidaten/Kandidatin auszuwählen und die Kosten für eine suboptimale Wahl übersteigen alle anderen Kosten, die bei der Personalbeschaffung entstehen.

Die offensichtlich falsche Einstellung ist diejenige, die Sie feuern müssen oder die nach ein paar Monaten selbst kündigt. Alle direkten und indirekten Kosten für die Einstellung und das Onboarding müssen ein zweites Mal aufgewendet werden, um die gescheiterte Einstellung zu ersetzen. Die größten Kosten für Ihr Unternehmen verursacht jedoch nicht die offensichtlich gescheiterte Einstellung, sondern die schlechte, underperforming Einstellung, die sich nur langsam einarbeitet, nie gute Leistungen erbringt, nicht zur Unternehmenskultur passt und ganz sicher keine Verstärkung für die nächsthöhere Ebene ist. Diese Art von Person wird Ihr Unternehmen Monat für Monat Geld kosten.

Die wichtigste Frage für den CFO, wenn es darum geht, die Einstellungskosten zu kontrollieren, muss also lauten: „Verfolgen wir zuverlässig den richtigen Einstellungsprozess, um sicherzustellen, dass wir nur Top-Performer anziehen und einstellen?“

 

Die zweitgrößten Kosten: Verschwendete Managementzeit

Die zweitgrößten Kosten für Unternehmen, die keine spezialisierte Recruiting-Abteilung haben, sind die Kosten der Managementzeit. Verbringt der Betriebsleiter am Ende ein paar Stunden damit, eine schlecht geschriebene Stellenanzeige zu bearbeiten, anstatt nach Möglichkeiten zu suchen, Fehler zu reduzieren oder die Produktivität zu verbessern? Verbringt der Vertriebsleiter den Nachmittag damit, 50 unqualifizierte Lebensläufe zu sortieren, anstatt einen Vertreter bei einem Verkaufsgespräch zu begleiten?

Recruiting ist zeitaufwendig, und wenn Ihre Manager Zeit mit Arbeiten verbringen, die ein Spezialist schneller und besser erledigen könnte, dann ist das eine Verschwendung einer teuren Ressource. Es sind nicht nur die Kosten für das Gehalt eines Managers, die Anlass zur Sorge geben, sondern auch die Tatsache, dass er davon abgelenkt wird, seine Abteilung zu leiten, produktiv zu sein und Mehrwert zu schaffen.

Die zweite Frage des CFO lautet somit: „Haben wir die richtigen Leute, die mit dem richtigen Einstellungsprozess arbeiten, um sicherzustellen, dass wir nur Top-Performer anziehen und einstellen?“

 

Die letzte Gruppe von Kosten – direkte Barauslagen

Die direkten Barauslagen des Recruitings sind sehr sichtbar und sind hauptsächlich mit der Beschaffung verbunden (z.B. die Zeitungsanzeige, die Anzeige in der Jobbörse, die Kosten für die Teilnahme an einer Jobmesse) oder Agenturgebühren (wenn Sie eine Suchfirma beauftragen). Aus buchhalterischer Sicht ist das Schöne an diesen Kosten, dass sie leicht zu verfolgen sind, aber sie sind schwer zu definieren, wenn es darum geht, einen Wert für das ausgegebene Geld zu erhalten. Wert sollte hier durch eine hohe Qualität der Kandidaten definiert werden, nicht durch eine hohe Quantität der Antworten. Würden Sie lieber fünf Kandidaten anziehen, die die Fähigkeiten, das Wissen und das Verhalten haben, um ein Top-Performer zu sein, als 50 Kandidaten, die bei weitem nicht qualifiziert sind? Zeit, die damit verbracht wird, einen schlechten Prozess zu implementieren, um schlechte Qualität anzuziehen, ist eine verschwenderische und kostspielige Belastung für Ihre Recruiting-Mitarbeiter und ist äußerst unproduktiv.

 

Die Gefahr

Die Gefahr besteht darin, dass Unternehmen bei dem Versuch, diese sichtbaren Kosten zu reduzieren, die weniger sichtbaren Kosten aufblähen. Wenn die Kürzung der Ausgaben für Sourcing oder Arbeitsvermittler zu einer geringeren Qualität der Einstellungen, einer längeren Einstellungsdauer, höhere Fluktuation oder einem höheren Zeitaufwand des Managements für die Rekrutierung führt, dann handelt es sich um eine falsche Einsparung.

 

Das Argument für Outsourcing und Agenturen

Wie wir bereits besprochen haben, werden Sie bei einem Blick auf die Gewinn- und Verlustrechnung nicht die beiden größten Kosten sehen, die mit der Personalbeschaffung verbunden sind (schlechte Qualität der Einstellungen und die Zeit, die Ihre Manager für einen ineffizienten Personalbeschaffungsprozess aufwenden); was Sie vielleicht sehen, sind die Kosten für die Inanspruchnahme eines Recruitment Process Outsourcers (RPO) oder einer Personalvermittlungsagentur. Sind dies Kosten, die vermieden werden sollten?

Das Argument für den Einsatz von Drittanbietern bei der Personalbeschaffung ist das gleiche wie bei jedem anderen Aspekt des Unternehmens: Sehr oft verfügt ein spezialisierter Dritter über das Fachwissen, einen ausgefeilten Prozess, eine Investition in Technologie und die Skaleneffekte, um die Arbeit besser, billiger und schneller zu erledigen, als Sie es intern tun könnten.

Man sollte den Wert, den ein Dienstleister, ein Spezialist in die Personalbeschaffung einbringen kann, nicht unterschätzen. Eine gute Suchfirma ist auf dem neuesten Stand der Suchwerkzeuge, sie verfügt über ein modernes Applicant Tracking System und ist gut geschult in Sourcing und Auswahl und verfügen über industriespezifische Erfahrung, Know-How und Netzwerke. Vor allem, wenn sie wirklich Experten auf diesem Gebiet sind, haben sie Zugang zu passiven Kandidaten, die Ihre Firma einfach nicht hat und die sie über die üblichen Kanäle nicht erreichen können. Passive Kandidaten sind Menschen, die nicht aktiv nach einem Job suchen, aber mit der richtigen Gelegenheit gelockt werden können. Professionelle Personalvermittler investieren viel Zeit in den Aufbau eines Netzwerks von qualitativ hochwertigen passiven Kandidaten, etwas, das nur sehr wenige Unternehmen intern leisten können.

Wenn ein spezialisierter Drittanbieter qualitativ hochwertige Kandidaten liefern kann, dann stehen die Chancen gut, dass er Ihnen eine Menge Geld spart, anstatt Sie viel Geld zu kosten.

 

Was ist mit Ihrer HR-Abteilung?

Sobald wir über das Outsourcing von Personalbeschaffung oder Arbeitsvermittlungsagenturen sprechen, wird jemand sagen: „Sollte nicht unsere Personalabteilung die gesamte Personalbeschaffung übernehmen?“;

Die schnelle Antwort ist: „Nein, vielleicht nicht.“ Lassen Sie uns sehen bzw. verstehen, warum. Wenn Sie mit Vollzeit-Recruitern sprechen, die in einem DAX oder MDAX Unternehmen arbeiten, werden diese sich die Mühe machen zu erklären, warum ihr Job so gar nichts mit dem der Personalabteilung zu tun hat. Ein guter Recruiter hat einen singulären, aggressiven, verkaufsähnlichen Ansatz, der weit entfernt ist von dem multidisziplinären, prozessorientierten Stil eines großartigen HR-Profis.

Wenn Ihr Unternehmen nur eine kleine eher administrative HR-Abteilung oder gar nur einen einzigen HR-Generalisten hat, dann wird diese/dieser sicherlich etwas über Recruiting wissen, aber sie/er wird kein Experte sein. Es ist auch unwahrscheinlich, dass ihnen genügend Zeit zur Verfügung steht, um eine gründliche Arbeit bei der Suche und Auswahl von Kandidaten zu leisten. Je nach Bedarf kann ein Personalgeneralist die meisten Aufgaben effektiv erledigen, aber für viele Unternehmen ist es zu viel verlangt, dass er einen effektiven Rekrutierungsprozess erstellt und umsetzt. Der Rückgriff auf das Know-how und die Ressourcen externer Dienstleister kann helfen, die Lücken im Prozess zu schließen und bessere Ergebnisse zu erzielen. Dies ist eine weitaus bessere Option, als eine schlechte Einstellung vorzunehmen und Ihre Produktivität, Leistung und Rentabilität zu gefährden.

 

Was ist zu tun?

Die Personalbeschaffung ist ein schwieriger Bereich für CFOs, da die sichtbarsten und leicht kalkulierbaren Kosten nicht die wichtigsten oder sogar die zweitwichtigsten Kosten sind. Die Aufgabe des CFOs ist es, schwierige Fragen zu stellen wie: „Sind wir sicher, dass wir qualitativ hochwertige Kandidaten bekommen, die einen Mehrwert für das Unternehmen darstellen?“; und „Verteilen wir die Rekrutierungsarbeit auf die richtigen Leute, indem wir einen effizienten und effektiven Prozess anwenden?“ und 2Schießen wir uns selbst in den Fuß, wenn Führungskräfte Zeit für die Rekrutierung auf Kosten ihrer eigentlichen Arbeit aufwenden?“

Tatsache ist, man kann einfach nicht davon ausgehen, dass ein guter HR-Generalist die ganze Arbeit erledigen kann, also macht es betriebswirtschaftlichen Sinn die Zuarbeit von qualifizierten Drittanbietern zu nutzen. Der Wert einer Suchagentur oder eines RPO wird an der Qualität der Mitarbeiter gemessen, die sie in Ihr Unternehmen bringen. Konzentrieren Sie sich auf die Qualität und der Wert wird da sein.  Carpe diem.

 

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© Ulf Brackmann | ulfbrackmann.de   |  passionforpeople.de

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Ulf Brackmann (Editor)
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